Elektroniczna dokumentacja dróg w gminie – mniej papieru, niższe koszty, mniej CO₂

Protokoły przeglądu dróg, ewidencje infrastruktury, dokumentacja serwisowa w większości polskich gmin to wciąż papier. Drukowany, pakowany, wysyłany kurierem, segregowany i przechowywany przez lata w archiwum. Ile to faktycznie kosztuje i co konkretnie zmienia przejście na wersję elektroniczną?

Co wchodzi w skład papierowego obiegu dokumentów?

Druk i toner to tylko pierwszy krok. Za nim idzie cały łańcuch: kompletowanie dokumentów, transport do klienta, odbiór i weryfikacja po stronie urzędu, archiwizacja w segregatorach i ponowne wyszukiwanie przy każdej aktualizacji, przetargu lub kontroli. Każdy z tych kroków pochłania czas pracowników po obu stronach i każdy znika w modelu elektronicznym.

Ile papieru i CO₂ generuje dokumentacja drogowa gminy?

Sto odcinków protokołu przeglądu drogi to ponad 500 stron dokumentacji. Pełna ewidencja infrastruktury drogowej jednej gminy to często ponad 1000 stron. Według dostępnych analiz środowiskowych produkcja jednej ryzy papieru A4 może wiązać się z emisją około 2–4 kg CO₂e, w zależności od rodzaju papieru i metodologii obliczeń. Do tego dochodzi sam druk z tonerem (ok. 2–5 g CO₂ na stronę) i wysyłka kurierska (ok. 0,4–0,5 kg CO₂ za przesyłkę).

Ile to daje razem? Przy założeniu 1000 stron na dokumentację – od 6,4 kg do 13,5 kg CO₂ na jedną dokumentację. Jeden kilogram to około 550 litrów CO₂ w temperaturze pokojowej, czyli tyle ile cały bagażnik przeciętnego samochodu osobowego. Zatem w minimalnej wersji 6,5 kg to ponad 3500 litrów CO₂ wygenerowanego przez jedną dokumentację. To liczba, która mówi sama za siebie. Cyfryzacja dokumentacji broni się ekonomicznie i środowiskowo.

Rozwiązaniem na problem opisany wyżej jest elektroniczny obieg dokumentów, który oprócz aspektów ekologicznych rozwija instytucję w kierunku nowoczesnych cyfrowych rozwiązań.

Co konkretnie eliminuje dokumentacja elektroniczna?

• Brak druku i tonerów — dokumenty istnieją cyfrowo, dostępne od razu po wytworzeniu.
• Ograniczenie przesyłek kurierskich — eliminuje emisje związane z fizycznym transportem dokumentacji.
• Mniej czasu pracownika — koniec z fizycznym segregowaniem i archiwizacją papierów.
• Mniej kosztów — brak wydatków na druk, tonery, kurierów i przestrzeń archiwum.
• Bezpieczeństwo danych — dokument elektroniczny nie zginie w transporcie ani nie zniszczy się w archiwum.

Argument prawny: obowiązek e-doręczeń w JST od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek stosowania e-Doręczeń obejmuje jednostki samorządu terytorialnego. Do e-doręczeń trzeba mieć dokument w wersji elektronicznej i nie może to być dokument wydrukowany a następnie zeskanowany, bo taki nie spełnia wymogów cyfryzacji ani dostępności dla osób niepełnosprawnych. Jeśli dokument został utworzony na komputerze, dzięki elektronicznemu obiegowi nie trzeba go w ogóle drukować.

Gminy, które wdrażają elektroniczny obieg dokumentacji technicznej, są nowoczesne, pracują wygodnie na dokumentach i są już gotowe na kolejne zmiany regulacyjne. Elektroniczna ewidencja dróg i protokoły przeglądów w wersji cyfrowej to naturalny krok w tym samym kierunku i konkretna odpowiedź na rosnące wymogi prawne wobec JST.

Wygodny system obiegu dokumentów

Idealnym rozwiązaniem dla JST jest zintegrowany system obiegu dokumentów wewnątrz jednostki oraz portal internetowy do automatyzacji obsługi obywateli. Zarówno pracownicy, jak i obywatele mogliby za pomocą takiego portalu składać wnioski i w odpowiedzi otrzymywać dokumenty elektroniczne bez żadnego drukowania, znacznie szybciej i wygodniej.

Takie rozwiązanie oferuje Inspe-Projekt. To modułowe oprogramowanie dla JST, które integruje wiele obszarów działalności samorządu w jedną cyfrową platformę. Dokumentację ewidencji dróg można w całości cyfryzować za pomocą dwóch zintegrowanych modułów – IPediom oraz IPmap, spełniających wszelkie standardy SIP/GIS.

Jak to działa w praktyce – IPediom i platforma IPmap

Dane z przeglądów i ewidencji dróg trafiają bezpośrednio do systemu urzędu za pośrednictwem modułu IPediom na platformie IPmap. Elektroniczna ewidencja dróg w systemie IPmap pozwala urzędowi na natychmiastowy dostęp do kompletnej, ustrukturyzowanej dokumentacji zaraz po zakończeniu prac w terenie. Dane są powiązane z mapą, opisane atrybutami, gotowe do filtrowania, eksportu i integracji z innymi rejestrami gminy. Żaden segregator nie zastąpi możliwości wyszukania odcinka drogi po nazwie ulicy, dacie przeglądu lub stanie nawierzchni w ciągu kilku sekund.

IPediom to więcej niż elektroniczne archiwum. System automatycznie generuje Książkę Drogi zgodną z przepisami, przypomina o zbliżających się przeglądach i kontrolach, obsługuje wnioski o zajęcie pasa drogowego wraz z automatycznym wyliczeniem opłat i generowaniem decyzji. Całość działa na serwerze urzędu, a dane nie opuszczają instytucji, co gwarantuje pełną zgodność z RODO i niezależność od internetu. IPediom jest modułem platformy IPmap, co oznacza że w dowolnym momencie można go rozbudować o kolejne obszary: planowanie przestrzenne, zarządzanie mieniem gminy czy oświetlenie uliczne – bez zmiany systemu, bez dodatkowych wdrożeń.

Podsumowanie

Elektroniczna dokumentacja dróg w gminie to mierzalna redukcja kosztów, czasu i emisji CO₂. Mniej papieru, mniej tonerów, mniej kurierów, mniej czasu na logistykę. Dane dostępne natychmiast, w jednym miejscu, dla każdej uprawnionej osoby.

Umów bezpłatną konsultację i sprawdź jak to działa w Twojej gminie.